Pierwsze kroki w VDR
W tym artykule pokażemy Ci, jakie kroki warto wykonać, aby przetestować kluczowe funkcje systemu i poznać ich wartość przy organizacji Due Diligence lub innych projektów, w których udostępniasz poufne dokumenty zewnętrznym partnerom.
Pamiętaj, że to wersja testowa VDR. Jeśli zdecydujesz się na zakup, skonfigurujemy dla Ciebie nową instancję, dostosowaną pod potrzeby Twojej transakcji lub projektu. Zaczynamy!
Kroki jakie warto wykonać:
- Stwórz strukturę i załaduj dokumenty
- Utwórz grupę i ustal dostępy do dokumentów
- Dodaj i zaproś użytkowników
- Nadaj grupie uprawnienia do zarządzania (opcjonalnie)
- Skonfiguruj Forum Dyskusyjne Q&A (opcjonalnie)
- Najważniejsze ustawienia VDR (opcjonalnie)
- Najlepsze praktyki związane z Raportami aktywności
Wolisz video? Przejdź do specjalnej kolekcji filmów, które przeprowadzą Cię prze VDR krok po kroku.
✅ Stwórz strukturę i załaduj dokumenty
- Załaduj wszystko za jednym razem
- Stwórz strukturę na bazie listy zapotrzebowania
- Załaduj pliki do struktury
Masz już gotowe katalogi na komputerze?
- W zakładce Dokumenty przejdź do Zarządzanie strukturą i ładowanie, a następnie chwyć i upuść foldery na index.
- Poczekaj chwilę aż puste foldery wgrają się do VDR i sprawdź czy wszystko jest w porządku.
🤔 Wskazówki
- Jeżeli masz na dysku wszystkie niezbędne dane, w tym katalogi folderów wraz z plikami, to załaduj je od razu bezpośrednio do VDR.
- Układ, kolejność i nazwy dokumentów i folderów będą identycznie odzwierciedlone w VDR, jak Twoja oryginalna kopia z dysku.
A może posiadasz listę pytań albo zagadnień potrzebnych do stworzenia struktury?
- Skorzystaj z możliwości utworzenia struktury w pliku Excel
- Załaduj ją do systemu i przed akceptacją sprawdź czy wszystko jest tak, jak należy.
🤔 Wskazówka
W sytuacji gdy obie strony procesu mają dostęp do tej samej listy pytań , utwórz tak strukturę, żeby tylko główne foldery zawierały pełną nazwę.
Dla pozostałych poziomów katalogów wpisz same numery (które będą odpowiednikiem tych z listy zapotrzebowania.
Dzięki temu oszczędzisz sporo czasu na przygotowania, mając jednocześnie pewność, że wszyscy zainteresowani będą wiedzieć, jak się po niej poruszać.
Planujesz załadować pliki z komputera?
- Chwyć cały folder z zawartością lub zaznacz dokumenty i upuść je w wybrane miejsce gotowej struktury
- Odczekaj aż wszystkie pliki pomyślnie wgrają się do VDR.
🤔 Wskazówki
- Proces ładowania dokumentów trwa nieprzerwanie, niezależnie od tego czy karta przeglądarki jest widoczna czy też zminimalizowana lub gdy pewne pliki zostaną pominięte (bo system wykrył, że są uszkodzone).
- Na koniec pobierz raport w Excelu z zakończonej sesji ładowania, dzięki temu dokładnie zweryfikujesz status wszystkich załadowanych plików.
✅ Utwórz grupę i ustal dostępy do dokumentów
Najwyższa pora na utworzenie nowej grupy oraz ustalenie, z jakimi dokumentami będą mogli zapoznać się jej członkowie.
- W zakładce Uprawnienia, kliknij DODAJ GRUPĘ, nazwij ją i wybierz Uprawnienia do dokumentów.
- Ustal dokładnie, jakie dokumenty będą widoczne dla grupy (w tym foldery).
- Następnie aby zabezpezpieczyć zawartość przed pobieraniem i wydrukiem, wybierz odpowiednie uprawnienia.
🤔 Wskazówka
Nadając uprawnienia do dokumentów, skorzystaj z funkcji Pokaż dokumenty dostępne, dzięki temu wyświetlisz podgląd struktury z perspektywy wybranej grupy.
✅ Dodaj i zaproś użytkowników
Utwórz konta dla osób, które będą zaangażowane w procesie, przypisując ich do grup.
- W zakładce Użytkownicy kliknij na DODAJ UŻYTKOWNIKA i wpisz wymagane pola, to jest adres mail, a także przypisz grupę.
- Zdecyduj czy chcesz od razu zaprosić go do systemu, dzięki temu otrzyma w ciągu kilku minut maila umożliwiającego aktywację konta.
🤔 Wskazówka
Jeśli planujesz dodać wielu uczestników do procesu, to wykorzystaj funkcję zbiorowego dodawania użytkowników, aby oszczędzić czas przyspieszając realizacje zadania.
W tym celu pobierz pustego Excela z zakładki dodawania wielu użytkowników, uzupełnij go adresami mail, przypisując do wybranych grup i na koniec załaduj do VDR.
✅ Nadaj grupie uprawnienia do zarządzania (opcjonalne)
Jeżeli wiesz, że w prowadzonym przez Ciebie procesie będą dodatkowe osoby zajmujące się ładowaniem plików do struktury, to najlepiej jest utworzyć dla nich nową grupę i nadać jej uprawnienie do ładowania dokumentów (w ramach sekcji - uprawnienia do funkcji).
Dzięki temu uzyskasz pełną kontrolę nad ustaleniem ich zakresu pracy, mając pewność, że ich praca będzie skupiać się wyłącznie na ograniczonym obszarze w VDR
🤔 Wskazówka
W sekcji uprawnienia do funkcji wszystkie dostępne do aktywacji opcje pozwalają dać grupie możliwość wprowadzania ważnych zmian w VDR oraz dostępu do potencjalnie wrażliwych informacji.
Mając na względzie bezpieczeństwo, staraj się z rozwagą włączać wybrane opcje - w zależności od specyfiki procesu oraz uczestników.
✅ Skonfiguruj Forum Dyskusyjne Q&A (opcjonalne)
Zaproszenie do procesu osób z drugiej strony, to doskonały moment na uruchomienie Forum Dyskusyjnego, gdzie wskazane przez Ciebie grupy będą miały szanse zadawać pytania związane z prowadzonym procesem
- W ramach zakładki Moderator Forum rozpocznij konfigurację modułu poprzez ustalenie ról dla wybranych użytkowników oraz zespołów pytających, a także wskaż kategorię na potrzeby zadawanych pytań
- W zakładce głównej będzie odbywać się cała dyskusja w ramach nowych wątków i odpowiedzi już istniejących
🤔 Wskazówka
Przejdź do ustawień swojego konta klikając na maila w prawym górnym rogu ekranu i włącz powiadomienia o nowych dyskusjach w Q&A. Dzięki temu za każdym razem, gdy pojawi się nowy wpis lub odpowiedź na Forum, to dostaniesz maila na swoją skrzynkę. Nie musisz więc stale sprawdzać w VDR czy wpadło coś nowego.
✅ Najważniejsze ustawienia VDR (opcjonalne)
Skorzystaj z kilku przydatnych funkcji systemu, aby jeszcze lepiej dostosować go do potrzeb procesu.
- W ramach zakładki Ustawienia przejdź do Powiadomień o nowych dokumentach i aktywuj automatyczną wysyłkę wiadomości mailowych wszystkim uczestnikom projektu, dotyczących nowo załadowanych dokumentów do systemu.
Dzięki temu zyskasz pewność, że uczestnicy procesu za każdym razem otrzymają wiadomość na maila z informacją ile nowych plików trafiło do folderów, na których pracują w VDR.
- Przejdź do Warunki zachowania poufności i dopasuj treść (lub skorzystaj z gotowego wzoru), która będzie wymagana do akceptacji dla każdego, który zaloguje się do VDR.
Dzięki NDA ograniczysz ryzyko, uregulujesz współpracę i zbudujesz zaufanie pomiędzy zaangażowanymi stronami.
Uczestnik, który nie zaakceptuje treści, nie uzyska dostępu do VDR
- W zakładce Zobacz statystyki, bądź na bieżąco i śledź aktualne statystyki wykorzystanego limitu stron lub megabajtów.
Zyskaj pewność i kontrolę nad ilością danych umieszczanych w VDR
- Jeżeli chcesz ustawić numerację struktury, która będzie dynamicznie dostosowywać się do plików i folderów, to w ramach ustawień aktywuj opcję Automatyczna numeracja plików i folderów.
Będzie to szczególnie pomocne w nawigacji po strukturze dla Ciebie i pozostałych uczestników procesu.
✅ Najlepsze praktyki związane z Raportami aktywności
Śledź na bieżąco pracę wszystkich uczestników w VDR, dzięki 15 dostępnym raportom. Poniżej zapoznaj się czterema, które w szczególności mogą usprawnić Twoją pracę w prowadzonym procesie.
- Logowania użytkowników - tu sprawdzisz kto jest aktualnie zalogowany lub ile czasu spędził w wybranej sesji, a także sumaryczny czas spędzony w VDR z podziałem na grupy.
Raport pomoże Ci m.in ocenić poziom zaangażowania wybranych uczestników w trwający proces.
- Podsumowanie aktywności - ten raport zbiera przede wszystkim informacje związane z tym, kto, kiedy i jaki dokument przeglądał (a także przez ile czasu). Jak również wykres przedstawiający informacje każdej z grup w kontekście ilości podjętych akcji na plikach w stosunku do wszystkich dokumentów dla niej udostępnionych
Ten raport jest prawdziwą skarbnicą wiedzy o historii zdarzeń na dokumentach.
- Porównanie uprawnień do dokumentów i folderów - to jeden z najbardziej pomocnych raportów, dzięki któremu zweryfikujesz poprawność i zgodność nadanych uprawnień do podglądu dokumentów dla utworzonych grup w VDR. Jak również upewnisz się, że grupy nie mogą niczego pobrać lub wydrukować.
Skorzystaj z możliwości raportu, wygeneruj potrzebne porównanie i dzięki temu upewnij się, że uprawnienia dla grup są nadane prawidłowo.
- Dokumenty i foldery załadowane oraz pobrane w ramach zakładki Zarządzanie strukturą i ładowanie - dzięki danym gromadzonym w tym raporcie możesz na bieżąco śledzić, jakie pliki, kiedy oraz przez kogo zostały załadowane do VDR
Raport pozwoli Ci dokładnie kontrolować, jakie dokument są wgrywane, kiedy, gdzie i przez kogo, co jest szczególnie ważne, gdy jest więcej osób dodających dokumenty do VDR.
🤔 Wskazówki
- Każdy raport wygenerujesz do pliku Excel, dzięki temu możesz zachować na swoim dysku postępy prac.
- Korzystaj z filtrów, żeby sprecyzować wyszukiwanie i jeszcze lepiej dopasować raport do swoich potrzeb - na przykład ustal horyzont czasowy lub znajdź informacje dotyczące konkretnej osoby, grupy albo dokumentu w VDR.
Masz dodatkowe pytania?
#FORDATAteam jest dla Ciebie.
Skontaktuj się z nami przez mail support@fordatagroup.com
lub pod numerem telefonu:
Polska +48 53 53 53 774
Świat +44 204 584 3861