01. Struktura dokumentów - Tworzenie i zarządzanie strukturą folderów
Fordata VDR oferuje możliwość utworzenie drzewka z dokumentami na kilka sposobów. Zapoznaj się z artykułem, żeby wybrać metodę, która będzie dla Ciebie najwygodniejsza.
I. Przenoszenie gotowego katalogu folderów dzięki funkcji "Drag&Drop"
Na początek przejdź do zakładki Dokumenty, a następnie Zarządzanie strukturą i ładowanie.
Dalej wystarczy (dosłownie) chwycić wybraną paczkę dokumentów lub pojedynczy plik z katalogu na komputerze, a następnie upuścić we wskazanym miejscu w ramach struktury na VDR. (gif. 1)
Zanim rozpoczniesz sesję ładowania dokumentów, to zapoznaj się z ustawieniami ładowania (trzy okienka do zaznaczenia) i zdecyduj, jak postąpisz.
Kopiuj uprawnienia do ładowanego dokumentu/ folderu z folderu nadrzędnego - wszystkie dokumenty, które załadujesz odziedziczą uprawnienia, które już wcześniej zostały ustalone.
Nadpisuj duplikaty - VDR Fordata domyślnie nie nadpisuje duplikatów, dlatego jeśli chcesz dokonać podmiany, to musisz zaznaczyć tą opcję przed rozpoczęciem ładowania.
Ładuj pliki, których nie uda się zabezpieczyć - niektóre rodzaje dokumentów, które z pewnych przyczyn nie mogą zostać zabezpieczone (np. niedozwolony format pliku, zbyt duża waga pliku) zostaną załadowane do VDR w oryginalnej wersji. Oznacza to, że takie pliki będą dostępne wyłącznie do pobrania (bez możliwości przeglądania ich w systemie Data Room).
Kiedy wszystkie pliki będą już na swoim miejscu, możesz pobrać krótki raport z ładowania - system przygotował go dla Ciebie w pliku Excel (rys.1):
lub pobrać go później, gdyż dalej będzie się wyświetlał w systemie (rys. 2):
II. Posiadasz listę pytań? Wrzuć je do pliku Excel i zaimportuj do systemu.
W ramach własnej listy zapotrzebowania (pytań) stwórz drzewo struktury na bazie pliku dostępnego w VDR. Nasza formatka pozwala na zbudowanie katalogu zawierającego do 2000 folderów i podfolderów.
a) Pobierz wzór struktury do edycji
Przejdź do zakładki Dokumenty > Zarządzanie strukturą i ładowanie, potem kliknij na przycisk Dodaj strukturę folderów i Pobierz przykładowy plik (rys. 3)
b) Wypełnij plik zgodnie z wytycznymi
Otwórz Excela, zapoznaj się z instrukcją, a następnie przejdź do arkusza, gdzie rozpoczniesz organizację struktury:
- Wpisz nazwy katalogów i podkatalogów w kolumnie “Nazwa folderu”.
- Wstaw "x" w kolumnie "1. poziom Indeksu" (kol. B), aby wskazać foldery główne. Zdefiniuj także poziom w strukturze dla pozostałych folderów, analogicznie wstawiając "x" w odpowiedniej kolumnie określającej poziom zagnieżdżenia (kol. B do U)
Pamiętaj o tym, że jeden wiersz może zawierać tylko jeden znak "x".
c) Zaimportuj utworzoną strukturę do systemu
Wróć do panelu dodawania struktury (rys. 3) i wybierz przycisk Importuj plik z komputera, dalej wskaż plik Excela z gotową strukturą, zatwierdź i zapisz. Po chwili system wygeneruje roboczy podgląd Twojej struktury. Dzięki temu możesz zweryfikować czy wszystko jest w porządku zanim wgrasz ją do VDR.
Pamiętaj, żeby skopiować uprawnienia, aby struktura była od razu widoczna (rys. 4).
III. Dodawanie nowych, usuwanie, zmiana nazwy lub lokalizacji folderów w strukturze.
Jako Administrator możesz w rozbudowany sposób zarządzać katalogami drzewa struktury folderów oraz załadowanych dokumentów.
- Jeśli chcesz dokonać zmian w strukturze, przejdź do zakładki Dokumenty > Zarządzanie strukturą i ładowanie, a następnie kliknij prawym przyciskiem myszy na wybrany element (folder lub plik), aby wyświetlić listę wyboru opcji zarządzania.
Jak widać niżej (rys. 5) masz do dyspozycji wiele przydatnych funkcji:
rys. 5
| ZAŁADUJ PLIK | —> załaduj pojedynczy plik do wnętrza wybranego katalogu (podświetlony na zielono). |
| ZAŁADUJ FOLDER | —> załaduj cały folder wraz z dokumentami do wnętrza wybranego katalogu. |
| STWÓRZ FOLDER | —> nazwij i utwórz nowy folder, który pojawi się wewnątrz zaznaczonego katalogu struktury. |
| POBIERZ | —> pobierz plik lub zawartość wybranego folderu bez znaków wodnych (oryginały). |
| UPRAWNIENIA | —> edytuj uprawnienia grup dla wybranego pliku lub folderu. |
| DODAJ TAG | —> dodaj zakładkę na pliku lub folderze, żeby usprawnić przeglądanie zawartości**. |
| ZMIANA NAZWY | —> zmień nazwę pliku lub folderu. |
| USUŃ FOLDER | —> trwałe usunięcie dokumentu lub folderu z VDR. |
| WYTNIJ | —> wytnij plik lub folder, aby następnie przenieść go w inne miejsce w strukturze. |
| WKLEJ | —> wklej plik lub folder do wewnątrz wybranego katalogu. |
| WKLEJ ZA | —> wklej plik lub folder poniżej (ale na tym samym poziomie) wybranego katalogu w strukturze. |
| WKLEJ PRZED | —> wklej plik lub folder powyżej (ale na tym samym poziomie) wybranego katalogu w strukturze |
| KOPIUJ ŚCIEŻKĘ | —> skopiuj pełną ścieżkę lokalizacji wybranego pliku lub folderu. |
- Dodatkowo w ramach zarządzania możesz przesuwać foldery z jednego miejsca na drugie przy pomocy Drag&Drop. Kliknij na folder, przytrzymaj go, a następnie przesuń w wybrane miejsce struktury i upuść (gif. 2)
Na koniec system zapyta Cię czy na pewno chcesz potwierdzić zmianę lokalizacji.
Pamiętaj także, że jeśli dalej potrzebujesz wsparcia w temacie struktury, to skontaktuj się z nami.
Posiadamy wieloletnie i bogate doświadczenie w projektowaniu optymalnych rozwiązań dla naszych klientów, dlatego w ramach oferowanego wsparcia organizacyjnego* możemy się tym zająć.
*wsparcie organizacyjne dostępne jest między 9 a 17 od poniedziałku do piątku i udzielane jest bezpłatnie w ramach wybranych typów umów.
Masz dodatkowe pytania?
#FORDATAteam jest dla Ciebie.
Skontaktuj się z nami przez mail support@fordatagroup.com
lub pod numerem telefonu:
Polska +48 53 53 53 774
Świat +44 204 584 3861