Preview Changes will not be visible to customers until published.

Zaczernianie dokumentów

W tym artykule zapoznasz się ze szczegółami, jakie oferuje funkcja anonimizowania dokumentów w VDR.


Read this article in English.


Na sam początek zapoznaj się z głównymi zasadami zaczerniania w VDR Fordata:

✅ Tylko jeden użytkownik może zaczerniać wybrany dokument w danym momencie.

✅Istnieje możliwość zapisania wersji roboczej dokumentu i kontynuowanie pracy w przyszłości (nawet przez inną osobę mającą uprawnienia do zarządzania strukturą)

✅Wersja robocza, a także już zapisana wersja zaczernionego dokumentu można przywrócić do oryginalnej wersji dokumentu - w dowolnym momencie.

✅Anonimizowanie może być kontynuowane na dokumencie, na którym już wprowadzono i zapisano zmiany.

✅Pobrany na komputer dokument PDF zawiera zaczernione obszary.

✅Użytkownik nie widzi z poziomu struktury folderów, który dokument został zaczerniony.

✅Administrator może pobrać oryginał dokumentu w dowolnej chwili (bez konieczności cofania zmian).


  1. Manualne zaczernianie dokumentów.

W ramach zakładki Dokumenty i dalej Zarządzanie strukturą i ładowanie dokumentów, rozwiń strukturę, a następnie zaznacz plik PDF, który planujesz edytować. Kliknij na niego prawym przyciskiem myszy wybierając następnie opcję zaczerniaj.

Dokument otworzy się w nowym oknie wraz z panelem do edycji. (rys. 1)


Kliknij pozycję Obszar zaczerniania, a następnie wybierz spośród dostępnych opcji (rys. 1):

Zaznaczenie tekstu: Przy pomocy tej funkcji ukrywasz wyłącznie tekst.
Zaznaczenie obszaru: Przy pomocy tej funkcji ukrywasz wybrany przez siebie obszar strony (np. obraz, mapę, zdjęcie lub pieczątkę)
rys. 1
  • Zaznaczanie tekstu (gif. 1)
    • kliknij i przeciągnij na wyrazie lub wyrazach, które chcesz zakryć.
      • aby podejrzeć zaczernienie aktywuj suwak obok ikony podglądu.
      • aby usunąć wybrany fragment zaczernienia, kliknij na obszar i wybierz ikonę kosza.
gif. 1
  • Zaznaczenie obszaru (gif. 2)
    • kliknij i przeciągnij dowolny wybrany obszar na stronie , który chcesz zakryć
      • aby obrócić kwadrat zakrywający element strony, kliknij na niego, wybierz ikonę zaokrąglonej strzałki, a następnie dostosuj przesuwając go pod odpowiednim kątem.
      • aby podejrzeć zaczernienie aktywuj suwak obok ikony podglądu.
      • aby usunąć wybrany fragment zaczernienia, kliknij na obszar i wybierz ikonę kosza.
gif. 2
  1. Automatyczne zaczernianie dokumentów korzystając z funkcji wyszukiwania wyrazów oraz dostępnych wzorów.

W ramach zakładki Dokumenty i dalej Zarządzanie strukturą i ładowanie dokumentów, rozwiń strukturę, a następnie zaznacz plik PDF, który planujesz edytować. Kliknij na niego prawym przyciskiem myszy wybierając następnie opcję zaczerniaj.

Dokument otworzy się w nowym oknie wraz z panelem do edycji. (rys. 2)

rys. 2

Szukaj i zaczerniaj:


 Przy pomocy tej funkcji możesz wpisać słowo występujące w dokumencie. System odszuka wszystkie wystąpienia tego słowa w pliku i zastosuje zakrycie.

Wzory:


 Dzięki tej funkcji możesz wybrać z dostępnej listy jedną lub więcej kategorii powszechnie występujących wyrazów w dokumencie (np. adresy email, numery PESEL). System odszuka wszystkie wystąpienia w pliku i zastosuje zakrycie.

  • Szukaj i zaczerniaj

Dzięki tej funkcji możesz wprowadzić słowo, którego wszystkie wystąpienia w dokumencie zostaną zaczernione. (gif. 3)

    • kliknij opcję, a następnie wpisz słowo, którego wszystkie wystąpienia w dokumencie zostaną odszukane i zakryte,
      • z prawej strony ekranu wyświetli się liczba wystąpień w tekście dla wybranego słowa. Możesz rozwinąć listę, aby poznać szczegóły, w tym przejść do każdej pozycji, dokonać zmian (np. usunąć pojedyncze zakrycie)

Wskaż wybrane słowa lub frazy, niezależnie od języka. VDR odszuka je w dokumencie i zakryje.

gif. 3

Ważne! Automatyczne wyszukiwanie i zaczernianie słów możesz wykonać zbiorowo, co oznacza, że wpisujesz słowo, zatwierdzasz, dodajesz kolejne - ponownie zatwierdzasz itd. Lista wszystkich wybranych oraz ilość wystąpień na bieżąco aktualizuje się z prawej strony edytowanego dokumentu.


  • Wzory

Dzięki tej funkcji możesz wybrać jedną lub więcej kategorii z dostępnej listy poniżej . System znajdzie wszystkie wystąpienia w dokumencie i zaczerni je. (gif. 4)

Adresy e-mail
Numery telefonów
Numery kart kredytowych
Numery PESEL
Adresy IP
Adresy URL
Numery IBAN
Data / Czas
    • kliknij opcję, a następnie wskaż jedno, kilka lub wszystkie kategorie z dostępnej listy. System wyszuka je w dokumencie i zaczerni. (gif. 4)
      • z prawej strony ekranu wyświetli się liczba wystąpień w tekście dla wybranej lub wybranych kategorii. Możesz rozwinąć listę, aby poznać szczegóły, w tym przejść do każdej pozycji, dokonać zmian (np. usunąć pojedyncze zakrycie).
gif. 4
  1. Zarządzanie zaczernionymi dokumentami
  • Aby usprawnić pracę związaną z anonimizacją, w panelu zakładki Zarządzanie strukturą i ładowanie widzisz statusy przypisane dokumentom (rys. 3):
rys. 3

Zaczerniony


 Dokument został zaczerniony i zapisany, ale jeśli zajdzie potrzeba, to dalej można go edytować

W trakcie zaczerniania


 Zapisana wersja robocza zanonimizowanego dokumentu. Ty lub inny administrator może go otworzyć i kontynuować pracę.

Zaczerniony i ponownie w trakcie zaczerniania


 Dokument został zaczerniony i zapisany. Po czasie ponownie uruchomiłeś edycję tego dokumentu, dodając kolejne obszary anonimizacji i zapisałeś wersję roboczą. Ty lub inny administrator może otworzyć plik i kontynuować pracę.

Odczerniony


 Zaczernione obszary na dokumencie zostały cofnięte do pierwotnej (oryginalnej) wersji.
Zaczernianie nieudane




Pojawienie się tego typu statusu jest bardzo mało prawdopodobne. Jeśli jednak pojawi się na dokumencie, to pilnie skontaktuj się z FORDATA SUPPORT

  • Nie musisz wcale otwierać dokumentu, aby zacząć go edytować. W zależności od statusu, kliknij prawym przyciskiem myszy na plik, aby rozpocząć zaczernianie, lub kontynuować pracę albo przywrócić oryginał. (gif. 5)
gif. 5
  • W ramach panelu edycji dokumentu masz możliwość usuwania pojedynczych zakrytych obszarów, jak również zbiorowo wszystkich w wybranej kategorii. (gif. 6)
gif. 6
  • Będąc w obszarze zakładki Zarządzanie strukturą i ładowanie masz możliwość pobrania dokumentów, które zostały zaczernione, zarówno z zabezpieczeniem, jak również bez ukrytych obszarów. Co ważne, nie musisz cofać zmian, żeby tego dokonać. Dzieje się tak, gdyż system stale przechowuje w pamięci oryginalne wersje. (gif. 7)
gif. 7

Masz dodatkowe pytania?


#FORDATAteam jest dla Ciebie.

Skontaktuj się z nami przez mail support@fordatagroup.com

lub pod numerem telefonu:

+48 53 53 53 774

+48 53 53 53 775

Jak oceniasz przydatność informacji zawartych w tym artykule? Dziękujemy za opinię 69 / 5 000 Wyniki tłumaczenia Tłumaczenie Wystąpił problem podczas przesyłania opinii. Spróbuj ponownie później.

Wciąż potrzebna pomoc? Skontaktuj się z nami Skontaktuj się z nami

Powiązane artykuły